Ano ang Pagkakaiba sa pagitan ng Pormal at Impormal na Pagpupulong?

Photo Courtesy: Edge Magazine/Getty Images

Nag-e-enjoy ka man sa kanilang sosyal na aspeto o sa tingin mo ay madalas silang tumakbo, ang mga pagpupulong ay isang paraan para magawa ang mga bagay-bagay. Ngunit hindi lahat ng mga pagpupulong ay nilikha nang pantay, at may mga pagkakaiba sa pagitan ng dalawa sa mga pangunahing uri: pormal at impormal na mga pagpupulong. Ang pag-unawa sa mga pagkakaiba ay maaaring gawing mas epektibo ang iyong mga pagpupulong at mapalakas pa ang pagdalo sa proseso.



Ang ilan sa mga pagkakaiba sa pagitan ng pormal at impormal na pagpupulong ay madaling makita. May mga pagkakaiba-iba sa mga format, laki ng kalahok, tagal ng panahon, lokasyon at istruktura na maaaring gawin ng isang pulong. Sa pagsusuri sa saklaw ng mga format ng pulong, mahalagang maunawaan kung paano naiiba ang mga ito at kung paano magkapareho ang mga ito.

Pormal na Pagpupulong

Ang mga pormal na pagpupulong ay karaniwan at may matatag na istruktura at protocol, kaya itinuturing ang mga ito na mas predictable. Nagsulat sila mga agenda , na karaniwang inihahatid sa mga kalahok bago pa man, at maaaring may mahigpit na mga format tungkol sa kung sino ang magsasalita, gaano katagal magsasalita ang mga tao at kung ano ang mga protocol para sa pagtugon.

Larawan sa kagandahang-loob: James D. Morgan/Getty Images

Karamihan sa mga pormal na pagpupulong ay mayroon ding notetaker upang idokumento kung sino ang dumalo at kung ano ang nangyari, na lumilikha ng isang talaan ng pulong. Ang ilang mas mataas na antas na pormal na pagpupulong ay maaaring itala para sa pampublikong pamamahagi o upang lumikha ng mga talaan na grupo ay maaaring sumangguni kung may mga katanungan tungkol sa mga paglilitis pagkatapos ng pulong.

Ang mga pormal na pagpupulong ay maaari ding magkaroon ng istraktura upang pamahalaan ang mga pag-uusap at ang proseso ng paggawa ng desisyon. Maaaring may mga whiteboard para sa pagsusulat ng mga ideya na walang oras ang mga kalahok upang tuklasin. Maaaring mayroon ding mga breakout session kung saan nagpaplano ang maliliit na grupo ng isang seksyon ng aktibidad at pagkatapos ay iuulat ang mga resulta o natuklasan pabalik sa mas malaking grupo.

Bagama't may ilang mga pagbubukod, ang mga pormal na pagpupulong ay karaniwang paunang naka-iskedyul at ang mga kalahok ay inaabisuhan nang maaga tungkol sa kung saan sila dapat pumunta at kung kailan sila kailangang naroroon. Ang ilan sa mga pinakapormal na pagpupulong — kabilang ang mga munisipal na pagpupulong para sa mga pamahalaan ng lungsod at estado o mga pulong ng board of directors para sa mga negosyo at nonprofit na organisasyon — ay maaari ding sumunod sa isang napaka-espesipikong format para sa mga paglilitis. Ang isang halimbawa ng ganitong uri ng format ng pulong ay Mga Panuntunan ng Order ni Robert .

Di-pormal na Pagpupulong

Ang mga impormal na pagpupulong ay walang parehong uri ng mga panuntunan at format; mas maluwag sila. Kadalasan, bagaman hindi palaging, mas maliit ang mga ito. Maaaring maganap ang mga ito sa iba't ibang venue, sa sala man iyon ng isang tao, sa isang break room sa trabaho, sa mas malaking opisina ng isang tao o kahit sa desk ng isang tao sa isang cubicle. Maaari pa nga silang maganap sa isang restaurant sa panahon ng mabilis na tanghalian o sa isang bar pagkatapos ng trabaho.

Larawan sa kagandahang-loob: Brendan Smialowski/Getty Images

Kung paanong ang mga lokasyon ng pagpupulong ay nababaluktot, ang proseso para sa pag-abiso sa mga kalahok tungkol sa isang impormal na pagpupulong ay sumasaklaw din sa malawak na hanay ng mga posibilidad. Ang ilang mga notification ay maaaring mangyari sa pamamagitan ng interoffice messaging system o habang ang isang kalahok ay naglalakad sa paligid ng isang opisina, nakikipag-usap sa mga tao tungkol sa kung ano ang kailangan at nagtatakda ng oras at lugar sa daan. Sa ibang pagkakataon, ang isang pag-uusap ay maaaring maging isang pulong, o isang impormal na pagpupulong ay maaaring sumunod pagkatapos ng isang mas pormal na pagpupulong ay natapos. Ang diskarteng ito na 'pagpupulong pagkatapos ng pulong' ay maaaring makatulong sa mga kalahok na iproseso ang mga nangyari at bumuo ng mas malakas na pakiramdam ng pagtutulungan ng magkakasama, ngunit mahalagang tiyakin na ang mga kalahok sa mas malaking pulong ay hindi sinasadyang ibinukod sa mas maliit na pagtitipon na ito.

Gayunpaman, ang ibang mga katangian ay nakikilala ang mga impormal na pagpupulong mula sa kanilang mga pormal na katapat. Ang isa sa mga ito ay nakasentro sa paraan ng pagdaloy ng impormasyon. Sa mga impormal na pagpupulong, walang mga agenda, mga kalahok na may mahigpit na itinalagang mga tungkulin o partikular na tinukoy na oras ng pagsasalita. Ang mga tao ay malayang nagsasalita, at maaaring may mas maraming puwang para sa brainstorming at pagkamalikhain sa mga proseso ng paglutas ng problema.

Mga Katangian ng Pormal at Di-pormal na Pagpupulong

Sa kabila ng kanilang mga pagkakaiba, mayroong ilang mga katangian na pareho ang pormal at impormal na pagpupulong. Una, sa mga pormal at impormal na pagpupulong, karaniwang isang matalinong ideya na magkaroon ng isang tao pagkuha ng mga tala . Ang mga ito ay maaaring ipamahagi pagkatapos ng katotohanan at panatilihin ang lahat sa parehong pahina tungkol sa mga gawain sa hinaharap at ang followup upang matiyak na ang mga gawaing iyon ay nakumpleto. Tumutulong ang mga ito sa paggabay sa pulong patungo sa pagiging produktibo at ginagawang mas madaling matukoy ang mga paraan na ang pulong ay isang mahusay na paggamit ng oras ng lahat.

Larawan ng kagandahang-loob: Edge Magazine/Getty Images

Sa lahat ng pagpupulong, mahalaga din na ang mga kalahok ay magkaroon ng pagkakataong magsalita nang walang patid, na mayroong antas ng paggalang sa lahat ng mga kalahok at ang lahat ay may pagkakataong magtanong o tumugon sa sinasabi. Kung kinakailangan, ang mga pagpupulong ay maaaring magtalaga ng isang tao bilang isang timekeeper at isang moderator upang matiyak na mananatiling malinaw at sibil ang komunikasyon. Kung kinakailangan ang tungkuling ito, malamang na maitalaga ito nang maaga sa isang pormal na pagpupulong, ngunit maaaring mangyari ito batay sa natural na mga tendensya sa pamumuno at dynamics ng grupo sa isang impormal na pulong.

Ang isa pang katangian ng parehong pagpupulong, at marahil ang pinaka-makatao, ay mayroong isang bagay na nagpapaganda ng anumang uri ng pagpupulong: pagkakaroon ng pagkain. Seryoso man at pormal na pagpupulong ng board of directors o isang grupo ng mga indibidwal na nagtitipon sa tahanan ng isang tao para magplano ng isang party, mas maraming tao ang malamang na dumalo at maging produktibo kung may mga bagay na hihigop at kakainin. Maliban na lang kung may dahilan para hindi magkaroon ng pagkain — gaya ng pagho-host ng isang munisipal na pulong sa isang lokasyon kung saan hindi pinapayagan ang pagkain — dapat isaalang-alang ng tagaplano ng pulong ang pagbibigay ng mga meryenda nang maaga, kahit na ito ay iilan lamang sa mga opsyon sa inumin.

Ang ika-apat na katangiang ibinahagi sa pagitan ng parehong mga istilo ng pagpupulong ay ang makatuwirang piliin ang format nang kusa at sinasadya. Paano mo malalaman kung anong uri ng pagpupulong ang gaganapin? Maraming beses, kung may malaking bilang ng mga kalahok na kailangang magbahagi ng impormasyon, kung ang isang pagpupulong ay kailangang idokumento para sa pampublikong rekord o kung ang mga diskarte ng ilang kalahok sa isang gawain sa trabaho ay maaaring salungat sa mga pananaw ng iba, ang mas mahigpit na istraktura ng isang pormal na pagpupulong ay maaaring maging kapaki-pakinabang. Sa kabilang banda, kung ilang tao lang ang kailangang magproseso ng isang bagay na nangyari sa trabaho o kailangang magtanong ng ilang karagdagang tanong, maaaring mas madaling magawa ito gamit ang isang mas nababagong istraktura ng pulong.

Marahil ang pinakamalaking pagtukoy sa katangian ng anumang uri ng pagpupulong ay ang layunin nito: upang magawa ang mga bagay. Ito ang madalas na gusto ng karamihan sa mga tao sa isang pulong, at kapag hindi ito nangyari, ito ang dahilan kung bakit ikinalulungkot ng mga tao na kailangan nilang gumugol ng oras sa pagdalo.